Software für die digitale Zeiterfassung

Für die Erfassung der Arbeitszeit gibt es unterschiedliche Varianten. Möglich ist einer stationäre Erfassung, eine mobile Arbeitszeiterfassung oder sogar Zeiterfassungen, bei denen die Auswertungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung bzw. anderen Projekten weiterverarbeitet werden können. Eine optimierte Erfassung sollte zudem auf die jeweilige Branche abgestimmt sein.

Der digitale Wandel hat sich längst auch bei der Erfassung der Arbeitszeit vollzogen. So werden die Stunden beispielsweise direkt auf der Baustelle erfasst. Handschriftliche Stundenzettel haben damit ausgedient, und den Beschäftigten muss nicht mehr hinterher gelaufen werden. Über eine App auf dem Smartphone können Auftrags- und Personalzeiten einfach und direkt aufgezeichnet werden. Arbeitnehmer erfassen über diese App ihre Stunden oder Auftragszeiten. Diese können sogar mit Wetterdaten oder Bildern dokumentiert werden. Die App ist so gestaltet, dass sie von jedem Mitarbeiter einfach bedient werden kann. Sie funktioniert sogar offline. Im Anschluss können die aufgezeichneten Daten an das Büro gesendet und sogar in die Lohnabrechnung eingearbeitet werden. Die Daten können direkt für den Abgleich der Projektzeiten, für die Auftragsüberwachung oder für kalkulatorische Zwecke verwendet werden. Damit wird die Zeiterfassung leicht gemacht. Die üblichen Probleme wie fehlende oder unlesbare Stundenzettel entfallen damit. Auch müssen die Stunden nicht mehr manuell in das Lohnprogramm eingegeben werden. Dadurch werden Prozesse optimiert und beschleunigt.

Durch den Umstieg von handgeschriebenen Stundenzetteln auf eine digitale Zeiterfassung bringen aber noch weitere Vorteile mit sich. Der Arbeitnehmer kann von der Baustelle aus die Stunden erfassen und noch am selben Tag an das Büro weiter leiten. Fehlerquellen werden minimiert und das Unternehmen hat immer einen aktuellen Projektüberblick. Des Weiteren werden Laufzeiten verkürzt. Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist allein aufgrund von gesetzlichen Vorschriften sehr wichtig. Durch die Einarbeitung von Bildern, Kommentaren, Zeitstempeln oder sogar Wetterdaten werden die Aufzeichnungspflichten mehr als erfüllt. Durch die direkte Verarbeitung spart sich der Unternehmer enorm viel Zeit ein, und ist immer auf den aktuellen Stand.

Die zahlreichen Vorteile der digitalen Erfassung der Arbeitszeiten sind überwältigend. Früher oder später werden alle Unternehmen auf die digitale Erfassung umsteigen. Dank dieser Software entfällt die manuelle Eingabe der handschriftlichen Stundenzettel in das Lohnprogramm. Die manuelle Auswertung von Stundenerfassungsbögen wird somit überfällig. Die Aufzeichnungen und Verarbeitung von Fahrt-, Rüst- Pausen- und Arbeitszeiten funktioniert ganz einfach per Knopfdruck. Die Daten werden anschließend automatisch an das Büro oder Rechenzentrum übertragen. So hat man immer einen aktuellen Stand für die Überwachung Projektzeiten. Doppelbuchungen werden überflüssig, da die Daten auch problemlos in das Warenwirtschaftsprogramm eingespielt werden können. Die Bedienung der App ist ganz einfach, so dass alle Mitarbeiter damit klar kommen. Dem Unternehmer liegen stets Daten in Echtzeit vor. Dadurch wird die Kalkulation enorm vereinfacht. Die Software eignet sich sowohl für iPhone oder Android-Geräte, daher ist die Anschaffung von externen Geräten für die Umstellung nicht notwendig.

(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)